Mettre en place la gestion des cotisations

Cette page vous explique comment mettre en place la gestion des cotisations des adhérents au sein de AmapJ.

Cette page s'adresse à l'administrateur de AmapJ ou au trésorier.

En général, les adhérents à une AMAP doivent s'aquitter d'une cotisation annuelle, dont le montant peut être fixe ou variable.

AmapJ permet de créer des périodes de cotisations : le trésorier peut ainsi indiquer par exemple que la cotisation 2016 aura un montant conseillé de 15 euros, avec un minimum de 12 euros, et que les amapiens doivent se réabonner entre le 15 novembre et le 20 décembre.

Ensuite, les adhérents vont pouvoir saisir dans AmapJ s'ils souhaitent se ré abonner, ainsi que le montant de leur cotisation.

Enfin, le trésorier pourra saisir dans AmapJ la liste des chèques reçus, et obtenir diverses statistiques :la liste des chèques qu'il doit encore récupèrer , le bilan des cotisations, ...

Voici la liste des étapes :

Il faut tout d'abord activer le module de gestion des cotisations : pour cela, en étant connecté comme Administrateur, vous allez dans "Paramètres généraux" , "Changer les paramètres", puis à l'Etape 5 : module "Gestion des permanences" , vous mettez "ACTIF" dans la case "Activation du module "Gestion des cotisations"

Vous devez maintenant vous déconnecter et vous reconnecter. Normalement, le menu contient deux nouvelles entrées : TRESORIER / Bilan des cotisations et TRESORIER / Réception des cotisations

Vous allez dans l'écran TRESORIER / Bilan des cotisations. Vous obtenez ceci :

Vous cliquez alors sur le bouton "Créer une période", vous obtenez ceci :

Dans cet exemple, nous voulons une période de cotisation pour l'année 2016, qui s'étend du 1er janvier au 31 décembre 2016.Vous cliquez ensuite sur le bouton "Etape suivante", vous obtenez ceci :

Là, vous devez renseigner le montant minimum et le montant conseillé, la date de début et de fin des inscriptions (ici du 15 novembre au 20 décembre), ... .Vous cliquez ensuite sur le bouton "Sauvegarder", vous obtenez ceci :

Il est alors souhaitable d'envoyer un mail à tous les amapiens, pour leur indiquer qu'ils peuvent se réabonner à l'AMAP pour la prochaine saison en allant dans "Mes contrats".

Ils obtiennent alors ceci:

Si l'amapien clique sur le bouton Adhérer, il obtient alors :

Il valide ensuite en cliquant sur "J'adhère", et il obtient alors :

Imaginons que 2 amapiens ont renouvelé leur adhésion. Le trésorier va dans l'écranTRESORIER / Réception des cotisations, et il peut voir ceci :

Si le trésorier a récupéré les deux chèques, il peut en faire la réception en cliquant sur "Réceptionner en masse les cotisations". Il obtient alors :

Le tésorier clique alors sur la case "Réceptionné" pour les chèques qu'il a récupéré, puis il valide par "Sauvegarder". Il obtient alors ceci :

Dans le cas des paiements en liquide, vous devez faire la réception amapien par amapien en utilisant le bouton "Réceptionner/Modifier une cotisation"

Pour avoir une vue synthétique des périodes de cotisations, le trésorier peut aller dans TRESORIER / Bilan des cotisations. On obtient alors ceci :

Le trésorier peut aussi obtenir un bilan des cotisations au format Excel en cliquant sur "Télécharger"