Le manuel pour bien démarrer la gestion de son Amap avec AmapJ

Cette page vous explique comment configurer le logiciel AmapJ et charger les données initiales avant la mise en production.

Cette page s'adresse à l'administrateur de AmapJ.

Vous devez d'abord installer le logiciel AmapJ sur un serveur. Si vous utilisez la formule hébergée "prête à l'emploi", c'est déjà fait, et vous avez reçu un mail avec votre identifiant Administrateur pour vous connecter.

Vous devez ensuite saisir les paramètres généraux (nom de l'AMAP, compte mail, ...). Pour cela, vous devez aller dans l'écran "ADMIN / paramètres généraux", puis vous cliquer sur "Changer les paramètres".Vous obtenez ceci :

Sur cette page, vous saisissez uniquement le nom de votre AMAP et sa ville. Ces informations apparaissent par exemple en haut à gauche de toutes les pages du site.

Vous cliquez ensuite sur "Etape suivante".Vous obtenez ceci :

Sur cette page, vous devez uniquement renseigner deux adresses e mail , dans le bas de page.

La première adresse est "Adresse mail qui sera en copie de tous les mails envoyés par le logiciel". Chaque fois qu'un mail sera envoyé en automatique par AmapJ, alors il en enverra une copie à cette adresse là.

Par ailleurs, si un amapien reçoit un mail automatique de la part de AmapJ, et que cet amapien fait "Répondre", alors la réponse ira vers cette adresse que vous venez de renseigner.

La deuxième adresse est "Adresse mail du destinataire des sauvegardes quotidiennes". Tous les jours à 5H00 du matin, une sauvegarde de vos données est réalisée et est envoyée à cette adresse.

Vous pouvez mettre la même adresse mail dans ces deux champs.

Il est souhaitable de mettre en place des filtres dans votre messagerie, pour ranger automatiquement les mails envoyés par AmapJ dans des répertoire "Sauvegarde" et "EnvoyeParAmapj" par exemple.

Vous devez ensuite importer les utilisateurs, les produits et les producteurs à partir d'un fichier Excel. Ouvrez l'écran "TRESORIER / Import des données", vous obtenez ceci :

Suivez pas à pas les instructions de cette page, pour créer tous les utilisateurs, les producteurs et les produits

Prenez garde à l'orthographe des producteurs : vous devez utiliser strictement les mêmes textes. "EARL des Combes" et "EARL Combes" seront vus comme deux producteurs différents ...

Dans cet étape, vous allez donner accès à AmapJ à vos référents, pour qu'ils puissent saisir les contrats de leur producteur et vous aider un peu !!

Pour cela , vous ouvrez l'écran "TRESORIER / Gestion des producteurs"

Vous sélectionnez un producteur, puis vous cliquez sur "Modifier". Vous obtenez alors ceci :

Vous n'avez rien à modifier sur cette page, vous cliquez sur "Etape suivante". Vous obtenez alors ceci :

De même, vous n'avez rien à modifier sur cette page, vous cliquez sur "Etape suivante". Vous obtenez alors ceci :

Sur cette page, vous faites "Ajouter", et vous indiquez le nom du référent de ce producteur. Vous pouvez mettre plusieurs personnes si il y a plusieurs référents pour le même producteur.

Vous cliquez ensuite sur "Sauvegarder", et vous refaites la même opération pour chaque producteur.

Vous ouvrez ensuite l'écran "TRESORIER / Gestion des utilisateurs". Vous obtenez ceci :

Vous cliquez sur la ligne d'un référent (dans cet exemple BERGERON Nadège), puis vous cliquez sur "Changer le mot de passe", et vous positionnez le mot de passe de votre choix.

Vous pouvez alors envoyer un e mail à "BERGERON Nadège" pour lui donner son mot de passe, le lien d'accès à l'application, et lui indiquer qu'elle peut commencer à saisir les contrats pour son producteur.

Vous refaites la même opération pour chaque référent.

Les référents ou le trésorier peuvent saisir les contrats des producteurs, en allant dans REFERENT / Gestion des contrats vierges

Pour faire des essais, il suffit d'aller dans "Mes livraisons"

Tous les contrats sont maintenant saisis dans l'application, vous les avez bien testés et tout correspond à vos besoins.

Il est maintenant temps d'inviter chaque amapien à venir remplir son contrat !

Il est alors conseillé d'envoyer à chaque amapien un document expliquant le fonctionnement de l'application, et ce qu'il doit faire avec. Vous pouvez télécharger ce document type au format word, à mettre à jour en fonction de votre AMAP et de son fonctionnement. Vous pouvez aussi vous inspirer de ceci : Site d'une AMAP avec explications sur AmapJ

Ensuite, vous allez dans l'écran "TRESORIER / Gestion des utilisateurs

Vous cliquez sur "Autre" , puis sur "Envoyer un e mail de bienvenue avec un mot de passe pour tous les utilisateurs sans mot de passe" puis sur "Continuer"

Vous obtenez alors l'écran suivant

Vous cliquez sur "Etape suivante", vous obtenez :

Sur cette page, vous pouvez décocher certains utilisateurs si vous souhaitez qu'ils ne recoivent pas le mail de bienvenue. Vous cliquez ensuite sur "Etape suivante", vous obtenez :

Sur cette page vous pouvez personnaliser le mail de bienvenue. Par contre, ne modifiez pas les champs #EMAIL#, #PASSWORD# : ils seront remplacés automatiquement par les bonnes valeurs. Vous cliquez ensuite sur "Etape suivante", vous obtenez :

Vous cliquez sur "Etape suivante", vous obtenez :

Cette dernière page vous affiche un bilan de l'opération. Dans cet exemple, 25 mails ont été envoyés correctement, il y a eu une erreur à cause d'une erreur dans une adresse mail (la lettre o avec accent circonflexe est interdite dans l'email de Nathalie COTE)

Vous devez alors corriger l'erreur sur l'adresse de Nathalie COTE, puis vous pouvez reprendre l'opération "Envoyer un e mail de bienvenue avec un mot de passe pour tous les utilisateurs sans mot de passe"

Lors de cette deuxième passe, l'email sera envoyé uniquement aux adresses en erreur, les autres utilisateurs qui ont bien fonctionné dès le premier coup ne recevront pas un deuxième e mail

Les amapiens peuvent alors se connecter et s'inscrire à des contrats.

Le manuel du producteur est ici Voir le manuel du producteur »

Si vous souhaitez que vos producteurs puissent voir leurs contrats, vous devez leur donner l'accès à l'application

Pour cela , vous ouvrez l'écran "TRESORIER / Gestion des producteurs"

Vous sélectionnez un producteur, puis vous cliquez sur "Modifier". Vous obtenez alors ceci :

Vous n'avez rien à modifier sur cette page, vous cliquez sur "Etape suivante". Vous obtenez alors ceci :

Sur cette page, vous devez ajouter le nom de votre producteur. Par exemple, vous pourrez obtenir ceci :

Dans cet exemple, ce producteur est représenté par deux personnes, CLOUTIER Nadine et CARON Jean-Luc. Faites ensuite "Etape suivante" puis "Sauvegarder"

Il existe beaucoup d'autres modules au sein de AmapJ, que vous pouvez mettre en place progressivement en fonction de vos besoins.

Voici ces fonctions avec leur documentation :