La gestion des jokers
Introduction
Pour s'adapter au besoin des amapiens, certaines Amaps mettent en place une notion de jokers sur les contrats de type Abonnement.
L'amapien va pouvoir souscrire à un panier de légumes par exemple sur 40 livraisons, et il aura à sa disposition 2 jokers : sur deux dates dans l'année, il pourra ne pas être livré.
Il existe deux modes pour le gestion des jokers :
- le mode report : le panier non livré est reporté sur une autre date
- le mode absence : le panier non livré n'est pas facturé
Le mode report est à privilégier : en effet, avec le mode absence, le montant total du contrat va varier en fonction du nombre de jokers utilisés.
Activer la gestion des jokers
Par défaut, la gestion des jokers n'est pas active. Pour activer celle ci, un ADMIN doit
- aller dans ADMIN / Paramétres généraux
- cliquer sur le bouton Ecran Gestion des contrats vierges
- Aller à "Paramétrage de l'étape 4 : la date de fin des inscriptions"
- modifier la valeur du champ "Activer les jokers"
Création des contrats avec jokers
La mise en place des jokers se fait normalement lors de la création d'un contrat. Dans l'écran "Gestion des contrats vierges" :
Vous cliquez sur "Créer", vous obtenez la première page pour créer un contrat , que vous renseignez de façon classique , en choississant bien la nature de contrat Abonnement.
Vous allez jusqu'à l'étape 4 , vous allez pouvoir paramétrer les jokers :
Vous devez d'abord modifier le champ "Activer la gestion des jokers". Vous avez le choix entre
- Joker en mode report (conseillé)
- Joker en mode absence
Vous obtenez alors
Ensuite, vous devez indiquer le nombre minimum et le nombre maximum de jokers
Enfin, vous devez indiquer comment les dates jokers seront choisies par les amapiens
Deux modes sont possibles
- A l'inscription - Dans ce mode, les dates jokers doivent être décidées lors de l'inscription au contrat.Après la fin des inscriptions, les dates jokers ne sont plus modifiables.
- Libre choix avec délai de prévenance - Dans ce mode, l'adhérent peut choisir ses dates jokers jusqu'à x jours avant la date de livraison, x étant le délai de prévenance.
Exemple :
Si les livraisons ont lieu le jeudi et si vous mettez 3 dans le champ délai de prevenance
alors les amapiens pourront modifier leur joker jusqu'au dimanche soir minuit précédent la distribution.
Par contre, le lundi, l'amapien ne peut plus modifier son choix pour la livraison du jeudi.
La saisie par l'amapien d'un contrat avec joker.
Quand l'amapien saisit son contrat, il obtient ceci :
Si les jokers sont en mode report, en cliquant sur "Choisir mes jokers", il obtiendra :
L'amapien peut alors choisir les deux dates qu'il souhaite reporter.
Si les jokers sont en mode absence, en cliquant sur "Choisir mes jokers", il obtiendra :
L'amapien peut alors choisir librement les deux dates pour lesquelles il sera absent.
Plus tard, quand les inscriptions du contrat sont terminées, si l'amapien veut modifier ses jokers, il doit aller sur l'écran "Mes contrats" :
En cliquant sur "Gérer jokers", il obtient :
Modifier la gestion des jokers sur un contrat existant
Si le contrat n'a pas encore été souscrit par aucun amapien, vous pouvez modifier la gestion des jokers en allant dans "Gestion des contrats vierges", puis "Modifier" :
Si des amapiens ont déjà souscrit à ce contrat, vous pouvez modifier la gestion des jokers en allant dans "Gestion des contrats signés", puis "Modifier en masse" :
Points complexes sur la gestion des jokers
Dans le mode "joker avec absence", un point complexe de la gestion des jokers est la variation du montant total du contrat.
Par exemple, un amapien s'inscrit sur un contrat et indique 1 joker. Il donne ses chèques, et les livraisons commence. Par la suite, il change son choix et utilise deux jokers.
Par conséquent, il y aura une différence entre le montant des chèques donnés par l'amapien et le montant de son contrat (dans cet exemple, il aura payé un panier en trop)
Il faudra faire une régularisation en fin de contrat avec un avoir par exemple