Au sein d'une AMAP, on distingue 4 rôles :

• l'adhérent : il est membre de l'AMAP, il possède un ou plusieurs contrats et participe aux distributions chaque semaine
• le référent : investi dans le collectif, le référent gère la relation avec un ou plusieurs producteurs. Il se charge de collecter les contrats et les chèques des adhèrents. Chaque mois, il remet à ses producteurs les chèques.
• le producteur : membre ou non de l'AMAP, le producteur s'engage à livrer chaque semaine les quantités souscrites en début d'année par les adhérents.
• le trésorier : le trésorier gère les adhésions des adhérents, la création des nouveaux producteurs, la création des référents

Chaque personne accédant à AMAPJ dispose d'un ou plusieurs rôles (STANDARD, REFERENT, TRESORIER, PRODUCTEUR).

En fonction du rôle, des menus apparaissent ou disparaissent, pour afficher uniquement l'information utile.

Il existe un manuel utilisateur pour chaque rôle :

Voir le manuel de l'adhérent »

Voir le manuel du producteur »

Voir le manuel du référent »

Voir le manuel du trésorier »

Chaque contrat posséde souvent des particularités propres qu'il faut gérer au mieux.

Voici une liste de fonctions disponibles dans AmapJ pour gérer vos contrats :

• Gérer le cycle de vie d'un contrat : contrat en création, contrat actif , contrat archivé : Le cycle de vie d'un contrat, l'archivage des contrats
• Gérer différents types de contrats (ou nature de contrat) : Les différents types de contrats
• Gérer des jokers pour les contrats de type abonnement La gestion des jokers
• Gérer les produits non disponibles à certaines dates, gérer les dates de vacances des producteurs : Les dates ou les produits barrés
• Gérer les paiements : Gestion des paiements
• Gérer les limites en quantité (stock) : Gestion des limites en quantité (stock)
• Gérer les règles lors de la saisie d'un contrat : Règles lors de la saisie d'un contrat

Comme tout logiciel de gestion, AmapJ produit de nombreux documents.

Ces documents ont différents buts :

• certains sont des documents de travail : par exemple la liste des produits commandés pour un jour donné, qui servira au producteur à préparer sa livraison
• d'autres sont de documents contractuels , comme par exemple le document d'engagement symbolisant le contrat entre l'amapien et le producteur

Ces documents ont aussi différents formats :

• Tableur pour certains
• PDF pour d'autres

Certains documents peuvent aussi être signés en ligne, comme par exemple les documents d'engagement.

Ces documents sont aussi paramètrables : en fonction de l'organisation de votre AMAP, vous allez pouvoir modifier la forme et le contenu de ces documents. Vous pouvez en masquer certains également si vous ne les utilisez pas.

Il est important de bien connaître la liste des documents disponibles, et les possibilités de paramètrage.

Les documents disponibles sont détaillés ici

Liste des documents »

Avant de démarrer la gestion de votre AMAP avec AmapJ, vous devez charger les données (liste des producteurs, des produits, des amapiens, ...) et configurer le logiciel suivant vos préférences.

Cette étape est à réaliser une seule fois, lors de la mise en place du logiciel.

La procédure est détaillée ici

Voir la procédure de démarrage »

Il existe beaucoup d'autres fonctions au sein de AmapJ, que vous pouvez utiliser ou non suivant vos besoins.

Voici ces fonctions avec leur documentation :

• Gérer les nouveaux arrivants : Manuel gestion des nouveaux arrivants
• Gérer le planning des permanences : Manuel gestion du planning des permanences
• Gérer les adhésions des adhérents de l'AMAP : Manuel gestion des adhésions
• Gérer les numéros des chèques et le nom de la banque: Manuel gestion des numéros de chèques
• Gérer l'archivage et l'effacement des données, ainsi que le RGDP: Manuel gestion archivage effacement RGPD

Il est possible de personnaliser AmapJ selon vos besoins. Voici des explications sur les personnalisations possibles :

• Personnaliser les feuilles de distribution producteur : Personnaliser les feuilles de distribution producteur
• Imprimer des étiquettes pour les producteurs : Manuel impression étiquettes producteur
• Imprimer des contrats d'engagement, personnalisés avec les régles de votre AMAP : Manuel impression des contrats d'engagement
• Imprimer des listes d'émargements : Manuel impression liste d'émargements
• personnaliser les bilan de livraison amapien, : Personnaliser les bilans de livraison amapien