De façon classique, des amapiens "nouveaux arrivants" s'inscrivent tout au long de l'année et souhaitent donc s'inscrire sur des contrats déjà commencés.

Il y a parfois aussi des amapiens "retardataires" , qui ont oublié de s'inscrire quand c'était le moment.

Pour gérer des cas, deux solutions sont possibles :

• 1 / une méthode manuelle, par le référent
• 2 / une méthode plus automatique

Dans cette méthode, le référent demande à l'amapien les quantités qu'il souhaite commander.

Ensuite, le référent ou le trésorier doivent aller dans "Gestion des contrats signés", puis "Ajouter un contrat signé".

Ils peuvent alors ajouter un nouvel adhérent sur un contrat.

Il est possible d'indiquer à la création d'un contrat que celui ci accepte des inscriptions en cours de contrat( inscription de type Nouvel arrivant / Retardataire).

Ensuite, quand un nouvel arrivant souhaite s'inscrire sur ce contrat, il va dans "Découverte / Visite "

Il peut voir les différents contrats disponibles. Si il est possible de s'inscrire en tant que nouvel arrivant sur un contrat, il apparait un bouton Orange "S'inscrire".

L'amapien peut alors s'inscrire normalement, uniquement sur les dates de livraison dans le futur (en prenant en compte également un délai de prévenance pour le producteur).

Ensuite, le contrat reste modifiable par l'amapien jusqu'à 23h59 le même jour (pour corriger une éventuelle erreur). Passé minuit, le contrat n'est plus modifiable

Il faut tout d'abord activer la gestion des nouveaux arrivants / retardataires.

Pour cela, un ADMIN doit

• aller dans ADMIN / Paramétres généraux
• cliquer sur le bouton Ecran Gestion des contrats vierges
• Aller à "Paramétrage de l'étape 4 : la date de fin des inscriptions"
• modifier la valeur du champ "L'inscription en tant que retardataire est autorisée"

Dans l'écran "Gestion des contrats vierges" :

Vous cliquez sur "Créer", vous obtenez la première page pour créer un contrat , que vous renseignez de façon classique.

Vous allez jusqu'à l'étape 4 , vous allez pouvoir paramétrer la gestion des nouveaux arrivants :

Vous modifiez le champ "L'inscription en tant que retardataire est autorisé" pour mettre "OUI", vous pouvez ensuite terminer normalement votre contrat.

Il sera désormais possible de s'inscrire en tant que nouvel arrivant / retardataire sur ce contrat.

Les inscriptions en tant que nouvel arrivant / retardataire se font dans l'écran Découverte / Visite, et sont possibles même après la date de fin des inscriptions.

Vous remarquerez la couleur orange du bouton "S'inscrire", qui signifie que l'on réalise une inscription en tant que nouvel arrivant.

Quand un amapien s'inscrit dans ce mode, il peut saisir des quantités uniquement sur les dates de livraison dans le futur (date de livraison après date courante + delai de prévenance de la fiche producteur). Les dates dans le passé ne sont pas affichées.

Le délai de prévenance est défini dans la fiche producteur, à l'étape 2, sous le libellé "Délai en jours entre l'envoi de la feuille de distribution par mail et la livraison".

Ensuite, après avoir saisi les quantités, l'amapien fait continuer, il obtient la grille de saisie des paiements

Pour les paiements, l'amapien peut uniquement mettre des paiements sur les dates de paiements dans le futur (voir détails plus loin).

Vous avez créé un contrat dans le mode "L'inscription en tant que retardataire est autorisée" = NON.

Vous souhaitez maintenant activer la gestion automatique des nouveaux arrivants pour ce contrat.

Pour cela il faut aller dans "Gestion des contrats vierges", puis cliquer sur "Modifier" , puis "Les informations d'entête"

puis vous allez jusqu'à "Etape 3 : "

Vous pouvez alors modifier le champ "L'inscription en tant que retardataire est autorisée"

La gestion des paiements pour les nouveaux arrivants peut être un peu complexe à comprendre , car il y a de nombreux cas à gérer, mais normalement le logiciel le fait tout seul.

Cas 1

Premier cas à gérer : si un adhérent s’inscrit en retard, cela ne doit pas bloquer la remise des chèques aux producteur en début de mois.

Le logiciel gère la situation de la façon suivante : si une personne s'inscrit en tant que retardataire, elle ne peut pas mettre des paiements sur les dates qui sont dans le passé ou dans les 5 jours à venir.

Prenons l'exemple suivant : soit un contrat avec

• 6 dates de livraison : 10/02 et 20/02 , 10/03 et 20/03 , 10/04 et 20/04
• 3 dates de paiements : 10/02 - 10/03 - 10/04
• date limite de fin des inscriptions : 15/01

Si un retardataire veut s'inscrire le 01/02 : il peut bien mettre 3 paiements le 10/02 - 10/03 - 10/04

Si un retardataire veut s'inscrire le 4/02 : il peut bien mettre 3 paiements le 10/02 - 10/03 - 10/04

Si un retardataire veut s'inscrire le 5/02 : il peut mettre 2 paiements le 10/03 - 10/04. Le 10/02 est grisé

Cette valeur de 5 jours est fixe (non modifiable).

Ainsi, le référent devrait pouvoir ses remises en début de mois sans trop courrir après les chèques des nouveaux arrivants.

A noter : quand il manque un chèque, le référent peut aussi reporter le chèque sur le mois suivant.

Cas 2

Deuxième cas à gérer : la remise des chèques pour une date de paiement a été saisie informatiquement par le référent.

Dans notre exemple, si le 03/02 , le référent fait la saisie informatique de la remise de la date de paiement 10/02 , alors dès le 03/02 le retardataire ne peut plus mettre de paiement sur cette date du 10/02. Il peut mettre uniquement sur les dates suivantes.

Cas 3

Troisième cas à gérer : le dernier mois.

Si un adhérent veut s’inscrire le 05/04 pour commander des produits en avril, sera t'il bloqué ?

Non, cet adhérent pourra s'inscrire, car la dernière date de paiement reste toujours active , même si elle est dans le passé.

Par contre, si la remise du 10/04 est marqué comme faite, alors l'adhérent ne peut pas s'inscrire, un message lui indique "Il n'est plus possible de modifier ce contrat car aucun paiement n'est modifiable."