Cette page vous explique comment mettre en place la gestion des documents d'engagement. Cette page s'adresse à l'administrateur de AmapJ ou au trésorier.

Le document d'engagement est un document contractuel signé par le producteur et par l'amapien, il récapitule les droits et les devoirs de chaque partie.

Ce contrat est en général personnalisé par chaque AMAP en fonction de ses régles de fonctionnement.

Voici un exemple :

Avec AmapJ, il existe 3 modes de gestion des documents d'engagement entre le producteur et les amapiens (ce qui impacte la manière de les signer).

• Pas de gestion des documents d'engagement : Dans ce mode, le logiciel AmapJ ne gére pas les documents d'engagement et leurs signatures. L'Amap utilise d'autres moyens (documents papiers réalisés avec un traitement de texte par exemple) pour imprimer des documents d'engagement et les faire signer par les parties prenantes.
• Signature en ligne des documents d'engagement : Dans ce mode, à la fin de la saisie d'un contrat, le logiciel AmapJ va proposer à l'amapien un document d'engagement qu'il pourra alors signer en ligne. Le document ainsi signé sera conservé dans AmapJ et pourra être consulté par le référent du contrat. Le document pourra aussi être signé ensuite par le producteur en ligne.
• Génération seule du document d'engagement : Dans ce mode, le logiciel AmapJ va être capable de générer un document d'engagement. Ce document est accessible par l'amapien dans "Imprimer mes contrats". L'amapien devra alors imprimer ce document, le document sera alors signé par l'amapien et le producteur. Ce document ne sera pas stocké dans AmapJ et devra être conservé au format papier.

Voici la liste des étapes

Vous allez dans l'écran TRESORIER / Editions spécifiques. Vous obtenez ceci :

Vous cliquez alors sur le bouton "Créer une nouvelle édition spécifique", vous obtenez ceci :

Vous choississez "Un nouveau document d'engagement".Vous cliquez ensuite sur le bouton "Continuer", vous obtenez ceci :

Là, vous devez renseigner le nom du document d'engagement (par exemple detaille)

IMPORTANT : Vous pouvez ensuite choisir un modèle de départ. Pour vous aider, 4 modèles sont proposés. Essayez les tous avant de vous lancer !

Dans un premier temps,choisssissez le modèle "Contrat détaillé - 2 pages "

Vous cliquez ensuite sur le bouton "Etape suivante", vous obtenez ceci :

Vous pouvez régler les marges et la disposition du papier. Vous cliquez ensuite sur le bouton "Suivant", vous obtenez ceci :

Cette page est la plus importante, vous allez pouvoir personnaliser le contrat. Pour le moment, ne le modifiez pas, et continuez en cliquant sur "Suivant"

Sur cette page, vous pouvez tester votre édition : vous choississez un contrat existant, vous cliquez sur "Cliquer ici pour tester cette édition", et vous obtenez le contrat d'engagement pour tous les amapiens qui ont souscrits à ce contrat.

Dans un premier temps, il n'est pas forcément utile de faire un test

Faites ensuite "Sauvegarder".Vous obtenez alors :

Vous allez dans "REFERENT / Gestion des contrats vierges", vous pouvez alors créer un nouveau contrat en cliquant sur "Créer"

Vous passez les étapes classiques de création du nouveau contrat

A l'étape 8, vous obtenez :

Vous allez pouvoir choisir votre mode de gestion des documents d'engagement, parmi ces 3 choix

• Pas de gestion des documents d'engagement : Dans ce mode, le logiciel AmapJ ne gére pas les documents d'engagement et leurs signatures. L'Amap utilise d'autres moyens (documents papiers réalisés avec un traitement de texte par exemple) pour imprimer des documents d'engagement et les faire signer par les parties prenantes.
• Signature en ligne des documents d'engagement : Dans ce mode, à la fin de la saisie d'un contrat, le logiciel AmapJ va proposer à l'amapien un document d'engagement qu'il pourra alors signer en ligne. Le document ainsi signé sera conservé dans AmapJ et pourra être consulté par le référent du contrat. Le document pourra aussi être signé ensuite par le producteur en ligne.
• Génération seule du document d'engagement : Dans ce mode, le logiciel AmapJ va être capable de générer un document d'engagement. Ce document est accessible par l'amapien dans "Imprimer mes contrats". L'amapien devra alors imprimer ce document, le document sera alors signé par l'amapien et le producteur. Ce document ne sera pas stocké dans AmapJ et devra être conservé au format papier.

Vous pouvez aussi indiquer le document d'engagement (ici : detaillee)

Pour le choix "Signature en ligne des documents d'engagement" : la suite de la documentation est ici : Signature en ligne des documents d'engagement

Pour le choix "Génération seule du document d'engagement" : la suite de la documentation est ici : Génération seule des documents d'engagement

Pour le choix "Pas de gestion des documents d'engagement" : pas de documentation supplémentaire

Pour cela, vous allez dans "Gestion des contrats signés", puis "Modifier en masse", puis "Modifier la gestion des documents d'engagement"

Vous trouverez la liste des champs utilisables dans les documents d'engagement de deux façons différentes :

• Vous créez un nouveau contrat d'engagement, et vous utilisez comme modèle de départ "Documentation - Liste des champs". Vous obtiendrez ainsi la liste de tous les champos et vous pouvez les tester tout de suite !
• Vous cliquez sur le lien suivant:Liste des champs

Par ailleurs, dans la fiche producteur, (TRESORIER / "Gestion des producteurs") , il existe un champ "Identification du producteur sur le document d'engagement"

Dans ce champ, vous pouvez indiquer un texte qui pourra être reprise dans le document d'engagement (ce qui vous permet de personnaliser le document en fonction du producteur)